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想要提高给领导汇报工作的成功率,有什么好的方法?
茉莉就是领导的秘书,汇报工作真是天天的事情,从开始是胡子眉毛一把抓,到现在高效而又简单,感觉自己已经摸到了门边,这里和大家分享一下。
不管是现场沟通还是电话或者是微信沟通,都要定期坚持沟通。当然当面沟通是最好的,两个人顺便聊天,拉下家常,这样能增进感情。茉莉现在的领导经常在外出差,在疫情之前,我们两个每周最少沟通一次,即便是领导说有些事情,茉莉自己拿主意就好,但是我也不会放过每次沟通的机会,定期的沟通,能让我们更多的了解各种工作的背景和进度。
结果-困难-需求
这三点就是茉莉日常和领导沟通的三件套。一般来说,所有工作都可以归结为项目工作。每个项目的进度到了哪里,这个就是结果;现阶段有遇到了那些障碍,直接和领导说;需要领导哪些帮助,也可以叫做自己要提出最少两个解决方案,其实茉莉一般还有方案三,但是我都是留着,等到实在没有办法再放出来。
领导很忙的,以前茉莉开始做秘书的时候,领导还是比较关照我,听我啰啰嗦嗦,后来他的工作日渐上了轨道,自然就不会再喜欢听啰嗦话了,我们也要节省时间,锻炼自己用这三件套。也是思维锻炼的一个方式。
这是一个需要留心细节的问题。每个领导有每个领导的风格,茉莉之前的一个领导,理工科高材生,对文字的把控非常严格,我们开会的每张PPT,他都会仔细看过,如果某一页没有按照格式居中,字体不是统一版本,他都会严厉的批评我们,所以大头虾在他那里是行不通的。
但是有些领导,就不喜欢抓这些细节,重点是事情办好了就行。
在职场上,向领导汇报是最重要的艺术,有两种情况需要向领导汇报。
第一种情况是:总结性汇报。把已经发生的事情汇总后告知领导,让领导知道结果,以便领导对下一步的***提供决策依据。
第二种情况是:工作方案获得批准。对于即将开展的工作,***必须获得领导批准才能后实施。
这两种情况,汇报的方式是不一样的。
“屡战屡败”和“屡败屡战”其实就是一个意思,都是连续吃了很多败仗,还准备继续作战下去。如果领导看到的是“屡战屡败”,定然会勃然大怒,轻则撤职查办,重则可能直接被砍头示众以振军威。如果领导看到的是“屡败屡战”,则会被坚韧不败的精神感动,不仅不会责怪,相反还会以资鼓励。
其实曾国藩也是一个“屡败屡战”的人,他多次被太平军击败险些就跳水自尽。最后凭借“结硬寨,打呆仗”坚韧不拔地击败了太平谈判,攻陷天京。
所以,对于同样的结果,用不同的方式给领导汇报是有技巧的。
好消息与坏消息先说哪一个?
笔者曾长期从事企业管理工作,既要接受下属汇报,也要向上司汇报工作,总结工作实践,对提高给领导汇报工作的成功率,有如下感悟:
一、不要为了汇报而汇报,汇报前要明确汇报的目的,是仅仅向领导报告一下进程或者结果,还是请求领导支援或者指示,以此来确定汇报的方式,准备汇报的内容。
二、分事情的轻重缓急,汇报形式不同,有的电话告知一声办理情况,有的当面汇报,有的提交书面汇报材料。
三、当面汇报,先说结果,如果领导进一步询问,再叙述过程。笔者经常遇到有的下属汇报工作,先讲过程,又臭又长,半天听不到结果,就会打断让先说结果。这是好多人汇报工作的通病,从头讲起,完整叙述过程,最后讲结果,让领导不胜其烦。书面汇报也要先陈述结果。
四、重要的工作汇报,要事前做好准备工作,不能随意而为,无论口头还是书面汇报,要做到条理清楚,进展情况,存在什么问题,需要什么支持,都要陈述清楚。领导听汇报,最怕云里雾里不知所云。
1 提前准备好领导需要的各种资料,一般是过往自身工作情况分析,建议能表格的尽量不要用文字,标注出完成好的地方,能有好的经验分享,不足需要改进之处,最好能总结出改进意见
2 了解好领导过往对于工作的提问点,进行统一总结,避免冷场
3 提前做好市场调查,数据要尽力详尽
4 电脑做ppt 做表能力要到位,总之还是自身能力过硬
5 要有时间观念,不能迟到早退等
想要提高工作汇报的成功率,就要从4个方面着手调整:内容、时机、形式和表达方式。
内容为王,如果你汇报的内容是领导最不关心的内容,即便后面的3项做得有多好,汇报成功的概率也很小。
而领导关心的内容一般有两个核心:①与公司利益紧密相关的,②与公司的发展动向有关的。
前者一般设计具体的销售额、***购预算等等,后者一般会在公司的例会和简报中提及。
想提高汇报的成功率,就不要总是去讲一些鸡毛蒜皮的内容,而是要把话题说进上司的心坎里。
每个企业其实都有一些固定的汇报时机,在这个时间段,领导会把注意力放在员工的汇报上。这些时间段一般在:年末、季度末、月末、周五下午或周一早上,或者一个项目的开始或结束时。
试想一下,如果领导正忙着他手头上其他重要的事情,这时候你走进办公室去汇报;或者他正忙着应付项目A,你却非得要去汇报一个并不紧要的项目B。在类似的情况下,领导会认真关注你说的话吗?
没有关注,汇报的成功率自然就低了。
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